مدیریت زمان و روشهای استفاده ی مناسب از زمان برای بهبود شرایط کسب و کار

مهارت‌های مدیریت زمان چیست و چرا این‌ قدر این موضوع برای کارفرمایان و کارآفرینان موفق مهم است؟ مدیریت زمان یعنی کار کردن کارآمد و کارفرمایان در هر صنعت و در هر کسب و کاری به‌ دنبال کارکنانی هستند که می‌توانند از زمان مناسب برای کارهای بهینه، به‌ درستی استفاده کنند. صرفه‌جویی در زمان یا به‌ عبارت دیگر مدیریت زمان در واقع صرفه جویی در وقت هدر شده در سازمان و افزایش درآمد کلی آن می‌باشد. کارکنانی که به‌ خوبی زمان خود را مدیریت می‌کنند کارآمدتر هستند و به‌ احتمال زیاد با شرایط بهتری روبرو خواهند شد. این‌گونه از کارمندان بر روی مهم‌ترین وظایف حساس تمرکز می‌کنند و مقدار زمان مصرف شده برای وظایف غیر ضروری را کاملاً محدود می‌کنند. مدیریت زمان مناسب و موثر نیاز به‌ کارکنانی دارد که بتوانند حجم کار خود را تجزیه و تحلیل کرده، اولویت بندی کنند و بر روی تلاش‌های موثر خود تمرکز داشته باشند. کارکنانی که مدیریت زمان آن‌ها خوب است می‌توانند از حواس پرتی‌های اضافی جلوگیری کنند و به‌ بقیه‌ی همکاران‌شان کمک کنند تا به‌ اهداف مورد نظر برسند. امروزه در یک مصاحبه شغلی، مهارت مدیریت زمان مانند دیگر مهارت‌ها از جمله مهارت‌های نرم افزاری و غیره در لیست تقاضا قرار می‌گیرند. مصاحبه کنندگان سوالاتی را برای ارزیابی توانایی شما در جهت مدیریت زمان خود و همین‌طور زمان بندی تیمی از شما خواهند پرسید. قبل از مصاحبه‌های شغلی مهم سعی کنید با این گونه سوالات ذهن خود را آماده کنید تا بتوانید نحوه‌ی مدیریت زمان درست خود را به‌ رخ مصاحبه کنندگان خود بکشید و بتوانید یک مصاحبه موفق را پشت سر بگذارید. معمولاً غیر ممکن است که شما بتوانید همه کارها را در آن واحد و در یک زمان انجام دهید، اما اگر بتوانید کارهای خود را اولویت بندی کنید می‌توانید مهم‌ترین وظایف را با یک نظم  منطقی و بسیار ساده انجام دهید. در هنگام اختصاص دادن اولویت‌های خود عواملی مانند زمانی را که هر کاری برای انجام لازم دارد، اهمیت آن برای خود شما و کل سازمان و همین‌طور اولویت آن را در نظر بگیرید. همین‌طور شما باید در مدیریت زمان خود قدرت این را داشته باشید که حدس بزنید در صورت انجام نشدن یک اولویت چه اتفاقاتی امکان دارد رخ بدهد؛ در صورت نیاز به‌ نیروهای دیگر، یا در صورت زنجیره‌ای بودن کارها، شما چگونه می‌توانید در صورت عدم موفقیت در انجام یک کار، دیگر اعضای گروه را هماهنگ کنید تا زمان بقیه هم از بین نرود.

بیشتر بخوانید: قانون ۵ ساعت: ویژگی مشترک افراد موفق و میلیونرها

مدیریت زمان و برنامه‌ریزی

برنامه ریزی نه‌ تنها به‌ این دلیل مهم است که برخی از وظایف باید در زمان‌های خاصی انجام شود بلکه پروژه‌های کوتاه مدت و همین‌طور بلند مدت جزو وظایفی هستند که شما در هنگام مدیریت زمان و برنامه‌ریزی خود باید به‌ آن‌ها بپردازید. شما باید بتوانید در برنامه ریزی خود به‌ کارهایی که انرژی بیشتر یا کمتری نیاز دارند مواقع مناسب از روز را اختصاص دهید. یک برنامه ریزی خوب می‌تواند از اتلاف وقت شما جلوگیری کند.

مدیریت زمان و داشتن لیستی از کارهای برنامه ریزی شده

باید بتوانید لیستی از کارهایی را که به‌ درستی اولویت بندی شده و برنامه ریزی دقیقی دارند را برای خود تهیه کنید، این یک راه عالی برای جلوگیری از فراموش کردن کارها و اولویت بندی‌های شما می‌باشد. داشتن یک لیست از کارهایی که قرار است انجام دهید همین طور می‌تواند از اتلاف وقت‌های اضافی هم جلوگیری کند. داشتن یک لیست از آنچه که به‌ شما یادآوری می‌کند تا وظایف‌تان را سر وقت انجام دهید به‌ شما انرژی خاصی می‌دهد و باعث می‌شود شما با فکر کردن به‌ تمام کارهایی که باید انجام دهید دچار پراکندگی فکر نشوید. با داشتن یک لیست کامل دیگر شما نگرانی فراموشی کارهای کوچک و بزرگ را نخواهید داشت.

مدیریت زمان و استراحت کردن

شاید برای شما عجیب باشد اما باید به‌ شما بگوییم استراحت کردن یکی از مهارت‌های مهم در مدیریت زمان به‌ حساب می‌آید. اگر چه کارهای طولانی، سخت یا پرش‌های کوتاه می‌تواند در زمان کم باعث افزایش بهره‌وری شما شود اما این کارهای سنگین می‌تواند خستگی زیادی را به‌ شما اعمال کنند که بعدها می‌تواند روی پروژه‌های بلند مدت شما تاثیر مخربی بگذارد. به‌ استثنای موارد ضروری و نادر، مهم است که شما در مقابل وسوسه‌های بیش از حد کاری خود مقاومت به‌ خرج داده و زمان کمی را در روز برای استراحت فکری خود کنار بگذارید.

در زیر لیستی از کارهایی را که می‌توانید در جهت داشتن یک مدیریت زمان مناسب انجام دهید را به‌ صورت مختصر بیان می‌کنیم. بدیهی است که با توجه به‌ نوع کسب و کار و نوع شخصیت شما و همین‌طور با تعداد افراد و شخصیت اعضای گروه که با آن کار می‌کنید این نوع برنامه‌ریزی‌ها می‌توانند متفاوت باشند:

تطبیق برنامه‌های شما با شرایط متغیر

اختصاص زمان مناسب برای وظایف خود

تجزیه و تحلیل فرآیندها و انتخاب ساده‌ترین راه برای انجام کارها

درخواست کمک از اعضای تیم در صورت بالا رفتن حجم کار

قدرت گفتن “نه”، به‌درخواست‌های نامناسب که باعث انحراف شما از وظایف اصلی‌تان می‌شود.

انجام کارهای پیچیده در زمانی که انرژی بیشتری دارید.

اجتناب از وقت گذرانی و صحبت‌های کوتاه با همکاران

دوری از استرس و نگرانی

شکستن اهداف بزرگ‌تر به‌ بخش‌های کوچک‌تر و تمرکز بر روی انجام کارها به‌ صورت گام به گام در زمان مناسب

شکستن پروژه‌های بزرگ‌تر به‌ بخش‌های کوچک‌تر و قابل کنترل

داشتن لیست روزانه، هفتگی و ماهانه و حتی سالانه برای انجام تمام کارها

دادن وظایف کوچک‌تر به‌ کارمندان پایین‌تر

تغذیه‌ی سالم

شرکت در فعالیت‌های کاهش دهنده‌ی استرس

داشتن انرژی بالا در هنگام کار

گروه بندی وظایف مشابه برای محدود کردن زمان اضافی و داشتن تیم‌های مناسب کاری

اولویت بندی درخواست‌ها

کنار گذاشتن تلفن همراه برای از بین بردن حواس پرتی و اتلاف وقت در طول روز

تنظیم اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه

داشتن زمان‌بندی خاص برای پاسخ به‌ ایمیل‌های و تماس‌های ضروری

با توضیحات بالا به‌ شما توصیه می‌کنیم که از ویژگی مدیریت زمان نه تنها بر روی کارهای خود بلکه در زندگی شخصی خود هم بهره ببرید، بدیهی است افرادی که می‌توانند زمان‌ بندی خود را به‌ درستی انجام دهند و برنامه‌ریزی خاص خود را دارند می‌توانند با داشتن انرژی بالا از روز و زندگی خود لذت بیشتری برده و با اهداف مهم‌تر و مناسب‌تری دست و پنجه نرم کنند، این باعث بالا رفتن ارزش زندگی شما، ارزش فردی و متعاقباً ارزش کاری شما هم خواهد بود. به‌ یاد داشته باشید موفق‌ترین کارآفرینان و صاحبان کسب و کارهای بزرگ اولین کار و یا مهم‌ترین کاری که در زندگی‌شان انجام داده‌اند مدیریت زمان و داشتن برنامه ریزی و اولویت بندی آن ها بوده است.

در صورتی که تمایل داشته باشید عادت‌های روزمره ۱۵ نفر از کارآفرینان موفق دنیا، آشنا شوید، می‌توانید این نوشته را مطالعه کنید.