ویژگی‌های فضای کاری که بهترین رهبران برای کارکنان‌شان فراهم می‌کنند؟

فضای کاری جزو مهم‌ترین قسمت‌های زندگی هر شخصی محسوب می‌شود. بهترین ساعات بیداری ما در شبانه روز در چنین فضایی می‌گذرند و شاید بتوان آن را همانند خانه دوم به حساب آورد. از همین رو می‌توان نتیجه گرفت که این فضا تا چه‌اندازه‌ای می‌تواند بر روی زندگی شخصی و حرفه‌ای ما تاثیرگذار باشد.

ممکن است شما با کسانی ملاقات کنید که بسیار به فضای کاری خود علاقه دارند، تا جایی که خستگی در چنین مکانی برایشان بی‌معنی بوده و گذر زمان را در آن احساس نمی‌کنند. در مقابل افرادی نیز وجود خواهند داشت که به فضای کاری خود به چشم یک دخمه مخوف و منفور می‌نگرند و هر لحظه در انتظار اولین فرصت برای خارج شدن و فرار از آن جا هستند. طبیعتا نمی‌توان انتظار داشت که بهره‌وری هر دو دسته از این کارمندان نیز با یکدیگر برابر باشد.

یک فضای کاری با برنامه و سرزنده و با تعاملات مثبت باعث افزایش فوق‌العاده روحیه و بهره‌وری کارمندان خواهد شد و در مقابل جو نامناسب یک محیط کاری می‌تواند کارمندان خود را خسته و بی‌هدف کرده هر شرکتی را تا مرز نابودی پیش بکشاند.

اما ایجاد یک فضای کاری ایده‌آل چندان آرزوی دور از دسترسی نیست. شما به عنوان مدیر و رهبر یک کسب‌و‌کار قادر خواهید بود تا با شناخت ویژگی‌های یک فضای کاری مناسب و ایده‌آل و فراهم نمودن آن، بهره‌وری کسب‌و‌کار خود را بدون نیاز به هزینه‌های خاصی افزایش داده و کارمندان خود را عاشق کارشان بکنید. در این مطلب قصد داریم تا هفت ویژگی از یک فضای کاری مناسب برای افزایش بهره‌وری آن را به شما معرفی کنیم.

آسایش و راحتی در فضای کاری

عوامل زیادی از جمله دما و نور محیطی و همچنین مبلمان اداری می‌توانند بر روی راحتی و آسایش کارمندان تاثیرگذار باشند. در صورت امکان شرایطی را مهیا کنید که کارمندان بتوانند از نور طبیعی خورشید بهره‌مند شوند. زیرا در این صورت علاوه بر کاهش هزینه‌های روشنایی و صرفه‌جویی در مصرف انرژی، کامندان خود را از خستگی و کسالت نجات خواهید داد. همچنین در حالت ایده‌آل اندازه اطاق کاری نباید بسیار بزرگ و نه بسیار کوچک باشد. زیرا فضای کوچک باعث ایجاد حس خستگی و خفگی در کارمندان شده و فضای بزرگ می‌تواند باعث حواس‌پرتی آنان شود. با رعایت نکات بسیار کوچکی در این زمینه، بهره‌وری کسب‌و‌کار شما به میزان چشم‌گیری افزایش خواهد یافت.

دسترسی و شرایط یکسان برای همه کارمندان

در یک فضای کاری ایده‌آل، هر کارمندی با پیمایش حداقل فضای ممکن می‌تواند نیازهای مختلف خود را برآورده کند. در نتیجه شما می‌توانید با یک برنامه‌ریزی مناسب امکانات خدماتی و رفاهی کسب‌و‌کار خود را در مکان‌های قابل دسترس‌تری قرار دهید. به طوری که کارمندان برای دسترسی به آن‌ها نیازی به پیاده‌روی‌های طولانی مدت و وقت‌گیر نداشته باشند.

کنترل حریم شخصی و امنیت

هرچند که ممکن است حفظ حریم شخصی در فضای کاری یک چالش مداوم و همیشگی نباشد، اما با این وجود باید تدابیری را برای مواقع لزوم در نظر داشته باشیم. برای مثال مدیریت افراد و مشتریان در کسب‌و‌کارهایی که با مخاطبان حضوری فراوانی سروکار دارند، یکی از مهم‌ترین نکات مدیریتی است و هر مدیری باید فضای امن و مناسبی را برای کارمندان خود در برابر مخاطبان فراهم کند.

سازگاری فرهنگی

فرهنگ هر سازمانی می‌تواند تعیین کننده تعاملات داخلی آن باشد. در صورتی که یک فرهنگ سازمانی در شرایط ایده‌آل خود بوده و با فرهنگ شخصی کارمندان آن مطابقت داشته باشد، اعضای آن سازمان همانند خانواده‌ای در کنار یکدیگر قرار خواهند گرفت و این موضوع می‌تواند به عنوان یکی از موثرترین عوامل موفقیت هر کسب‌و‌کاری ایفای نقش کند. همچنین سازگاری فرهنگی باعث تشویق و تقویت روحیه کارمندان شده و بهره‌وری آن‌ها را به طرز چشم‌گیری افزایش می‌دهد.

مجاورت و چینش اداری

یکی از ساده‌ترین راه‌های افزایش بهره‌وری در ادارات، تنظیم و برنامه‌ریزی چینش‌های اداری سازمان‌ها است. به این ترتیب که بخش‌ها و همچنین افرادی که تعاملات بیشتری با یکدیگر خواهند داشت، در مجاورت یکدیگر قرار بگیرند. به این ترتیب با سرعت‌بخشی به کارهای اداری و حذف واسطه‌های زائد، علاوه بر افزایش بهره‌وری کل سیستم، مخاطبان و مراجعان حضوری شما نیز با رضایت به کارهای خود رسیدگی خواهند کرد. همچنین ایجاد ارتباط بصری بین این گروه از کارمندان نیز تاثیر مثبتی بر روی روابط و تعاملات آن‌ها خواهد داشت.

داشتن قوانین شفاف برای استفاده از ابزارهای کاری مشترک

بسته به نوع کسب‌و‌کار شما، ممکن است کارمندان به ابزار کار مختلفی نیازمند باشند. در نتیجه باید تا جایی که ممکن باشد کنترل این ابزار (برای مثال وایت‌برد‌های هوشمند) به صورت بی‌سیم در اختیار کارمندان قرار داده شود تا آن‌ها بتوانند در مواقع دلخواه خود و بدون معطلی به ابزار‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. در صورت امکان ابزار کار مشترک کارمندان را به صورت قابل حمل و چرخ‌دار تهیه کنید تا در صورت نیاز به جابه‌جایی دچار مشکل نشوند.

اگر بتوانید قانون‌های مشخصی برای نحوه‌ی استفاده از این ابزارها به صورت مشترک تهیه کنید مسلما بعدا مشکلی به وجود نخواهد آمد.

کم بودن ازدحام و سروصدا

در صورتی که شما با کارمندان و یا مراجعه‌کنندگان حضوری بسیاری سر و کار دارید، می‌توانید جریان‌های حرکتی مشخصی را در فضای کاری خود ایجاد کنید. برای مثال با تهیه نقشه‌ای از محل‌های عبور و مرور فضای کار، راه‌های حرکتی مناسبی را از نقاط مختلف آن به یکدیگر مشخص کنید و با تاکید و تکرار بر عبور و مرور از محل‌های تعیین شده، ازدحام حرکتی را در حد امکان کنترل کنید.

نتیجه‌گیری

مجددا تاکید می‌شود که هیچ باید و نباید و فرمول جادویی خاصی برای دسترسی به یک فضای کاری ایده‌آل وجود ندارد. بسته به کسب‌و‌کار شما و تعداد کارمندان و مراجعه کنندگان، شما می‌توانید دکوراسیون، نحوه تعاملات، دسترسی به منابع مورد نیاز، نحوه چینش اداری و فرهنگ سازمانی خود را به گونه‌ای انتخاب و مدیریت کنید که کارمندان‌تان در ایده‌آل ترین شرایط خود به فعالیت مشغول باشند.

ایجاد تعادل مناسبی بین رفاه و راحتی و همچنین تمرکز حواس و شرایط کاری کارمندان، مسئله‌ای است که نیاز به تفکرات مدیریتی رهبر یک سازمان دارد و در صورتی که بتوان آن را به ایده‌آل‌تری شکل ممکن محقق ساخت، فضای سازمان همانند یک خانه و افراد آن همانند اعضای یک خانواده در هر چالشی در کنار یکدیگر خواهند بود و بدون شک بهره‌وری چشم‌گیری را از خود به جای خواهند گذاشت.