سیستم مدیریت محتوا چیست و کدام نوع آن برای سازمان ما مناسب‌تر است؟

اگر در حوزه محتوا و بازاریابی دیجیتالی فعالیت داشته باشید، احتمالاً نام سیستم مدیریت محتوا به گوش‌تان خورده است. اما این سیستم دقیقاً چه وظایفی دارد؟ چند مدل سیستم محتوایی وجود داشته و کدام یک از آنها برای ما مناسب‌تر است؟ در این مقاله قصد داریم تا به این سوالات پاسخ داده و زیر و بم یک سیستم جامع برای مدیریت محتوا را مورد بررسی قرار دهیم. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

تعریف سیستم مدیریت محتوا

یک سیستم مدیریت محتوا (یا به اصطلاح CMS) عبارت است از یک یا مجموعه‌ای از نرم‌افزارها که برای ایجاد و مدیریت محتوای دیجیتالی مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاربرد این سیستم‌ها اغلب شامل مدیریت محتوای دیجیتالی سازمانی (ECM) و همچنین مدیریت محتوای وب (WCM) می‌شود. مدیریت محتوای سازمانی با اموری از جمله ادغام مدیریت اسناد، مدیریت دارایی دیجیتال و حفظ سوابق و همچنین فراهم کردن دسترسی‌های لازم به کاربران برای استفاده و تغییر سوابق و اسناد موجود در خود سر و کار دارد. در مقابل در مبحث مدیریت محتوای وب، سیستم مدیریت محتوا امکان نوشتن مشارکتی و برخی دیگر از ابزار نوشتاری را به ارمغان می‌آورد.

این سیستم در هر یک از موارد فوق ویژگی‌های مشابه و ثابتی دارد. CMS با ارائه یک رابط کاربری گرافیکی به کاربران خود اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به کسب اطلاعات در مورد HTML قادر به طراحی، ایجاد، اصلاح و حذف محتوا از روی وب‌سایت خود باشند.

ویژگی‌های یک سیستم جامع مدیریت محتوا

هر یک از سیستم‌های مدیریت محتوا ممکن است ویژگی‌های متفاوتی نسبت به یکدیگر داشته باشند؛ اما با این وجود اغلب عملکردهای این سیستم‌ها در رابطه با جست‌و‌جو، ایندکس، مدیریت، کنترل، اصلاح و انتشار محتوا با یکدیگر مشترک است. از جمله ویژگی‌های مشترک در سیستم مدیریت محتوا عبارت است از:

• ارائه ویژگی جست‌و‌جو و فهرست‌بندی داده‌ها و قابلیت دسترسی به داده بر اساس تاریخ انتشار، کلمه کلیدی، نویسنده و غیره
• مدیریت و تبدیل اسناد اسکن شده به قالب‌های HTML و PDF
• ایجاد امکان ویرایش، تغییر و به روز رسانی پرونده‌های منتشر شده بر روی وب‌سایت
• ایجاد قابلیت استفاده از الگوهایی که توسط سازمان و یا نرم‌افزارها برای مدیریت محتوا ایجاد شده‌اند.

برخی از سیستم‌های مدیریت محتوا ممکن است ابزاری برای بازیابی یک به یک پرونده‌ها نیز ارائه کنند. در چنین سیستم‌هایی قادر خواهید بود تا محتوای وب‌سایت و یا تبلیغات خود را با در نظر گرفتن مشخصات کاربران و اطلاعات ارائه شده توسط آنها به صورت موثرتری ارائه کنید. برخی دیگر از محبوب‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا عبارتند از:

• URL های SEO-friendly
• ارائه سیستم یکپارچه آنلاین
• ارائه سیستم های مجوز گروهی
• ارائه و پشتیبانی کامل از قالب‌هایی با قابلیت شخصی‌سازی
• مراحل نصب آسان و سریع
• پنل مدیریتی با پشتیبانی از زبان‌های مختلف
• مدیریت فایل یکپارچه
• ارائه گزارش‌های یکپارچه

انتخاب یک سیستم مناسب و کارآمد

خوشبختانه ویژگی‌های مشترک و متعددی همچون رابط کاربری، استفاده آسان و قابلیت جست‌وجو باعث شده تا انتخاب یک سیستم مدیریت محتوای مناسب برای وب‌سایت‌ها و سازمان‌ها کار چندان دشواری نباشد. با این حال در برخی از شرایط خاص انتخاب یک سیستم مناسب و کارآمد اهمیت بیشتری به خود خواهد گرفت.

به عنوان مثال یک سازمان بزرگ و جهانی را در نظر بگیرید. در چنین سازمانی سرپرست سیستم مدیریت محتوا باید دقیقاً از تعداد کاربران سیستم، پشتیبانی سیستم از زبان‌های مختلف و همچنین تعداد تیم عملیاتی مورد نیاز برای پشتیبانی از سیستم اطلاع داشته باشد. همچنین در صورت وجود چند مدیر و سرپرست، میزان دسترسی و کنترل مدیران و اعضای سیستم نیز یک موضوع مهم به شمار می‌رود. در نهایت با توجه به موارد ذکر شده و توجه به مسائل جزئی‌تری نظیر فرمت داده‌های الکترونیکی مورد استفاده سازمان و انواع محتوای دیجیتالی درج شده در سیستم، باید بهترین گزینه مورد نظر را انتخاب کرد.

بیشتر بخوانید: ۱۲ نکته برای تولید محتوای شبکه های اجتماعی که به کسب‌وکارتان رونق می‌دهد.

انواع سیستم مدیریت محتوا

در حال حاضر سیستم‌های رایگان بسیاری به ارائه خدمات مدیریت محتوا می‌پردازند. در ادامه به سراغ معرفی چند نمونه از پرکاربردترین و رایج‌ترین سیستم‌ها می‌رویم:

وردپرس

سیستم مدیریت محتوا وردپرس یکی از رایج‌ترین سیستم‌های مورد استفاده در مدیریت محتوای وب به شمار می‌رود. این سیستم متن‌باز بوده و بر اساس PHP و پایگاه داده MySQL طراحی شده است. وردپرس هم به عنوان سرویس هاست اینترنت (از طریق وب‌سایت WordPress.com) و هم به صورت استفاده محلی بر روی یک دستگاه به عنوان یک سرور مستقل (از طریق وب‌سایت WordPress.org) قابل استفاده و دسترسی است. این سیستم با ارائه انبوهی از قالب و افزونه‌ها امکان هرگونه شخصی‌سازی را برای کاربران خود ارائه کرده است. وردپرس یکی از محبوب‌ترین سیستم‌های مدیریت محتوا در بین وبلاگ ‌نویسان به شمار می‌رود.

جوملا (Joomla)

جوملا یکی دیگر از سیستم مدیریت محتوای وب متن‌باز است که بر اساس فریم‌ورک MVC فعالیت می‌کند. این سیستم با زبان PHP نوشته شده و ویژگی‌هایی نظیر caching، RSS feeds، بلاگ، جست‌وجو و همچنین پشتیبانی از زبان‌های بین‌المللی را ارائه می‌کند.

SharePoint

این سیستم شامل مجموعه‌ای از فناوری‌های مبتنی بر وب است که امکان ذخیره‌سازی، اشتراک و مدیریت اطلاعات دیجیتال در یک سازمان را فراهم می‌کند.

Documentum

داکیومنتوم ابزاری برای ذخیره و بازیابی سریع محتوا است که اغلب به واسطه کنترل دسترسی دقیق و جزئی خود شناخته می‌شود.

Oracle WebCenter

این سیستم شامل برنامه‌های کاربر-تعامل بوده که بر پایه فریم‌ورک اختصاصی خود (اوراکل) ایجاد شده است. امکان مدیریت محتوا به صورت مرکزی و به اشتراک‌گذاری آن از طریق اپلیکیشن‌های مختلف یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌هایی است که این سیستم مدیریت محتوا ارائه می‌کند.

Pulse CMS

پلاس سی‌ام‌اس یک گزینه نرم‌افزاری اختصاصی به شمار می‌رود که برای مدیریت وب‌سایت‌های کوچک طراحی شده است. با استفاده از این ابزار توسعه‌دهندگان وب قادر خواهند بود تا محتوای مورد نظر خود را به وب‌سایت افزوده و در صورت نیاز به راحتی و با سرعت به مدیریت آن بپردازند. این سیستم نیازی به پایگاه داده نداشته و از Apache و PHP 5 استفاده می‌کند.

بیشتر بخوانید: ۶ استراتژی بازاریابی محتوایی که هر کسب و کار کوچک باید آن را بدانند

محتوای خود را به آسانی مدیریت کنید!

در این مقاله به ارائه تعریف سیستم مدیریت محتوا پرداخته و برخی از نمونه‌های آن را به شما معرفی کردیم. اکنون با توجه به نیاز خود و ویژگی هر یک از این سیستم‌ها قادر خواهید بود تا گزینه مورد نظر خود را انتخاب و استفاده کنید. آیا تجربه استفاده هر یک از سیستم‌های مدیریت محتوای معرفی شده در این مقاله را دارید؟ نظرات و تجربیات خود در این خصوص را با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.