۷ ابزار مدیریت پروژه که با آن‌ها به راحتی می‌توانید کارهای خود را مدیریت کنید

در این نوشته ما سعی می‌کنیم چند ابزار مدیریت پروژه کاربردی را برای کسب و کار و بیزینس شما معرفی کنیم.

اگر شما مالک شرکت و یا کسب و کار خود هستید و یا دارید در یک بیزینس کوچک فعالیت می‌کنید، باید بدانید که مدیریت پروژه اقدامی است که باید آن را ناگزیر انجام دهید. مهم نیست که موقعیت شما بعنوان کارآفرین و یا صاحب شرکت، در میزان پروژه‌ی شما چه تاثیری می‌گذارد، شرکت‌های بزرگ اغلب پروژه‌ها و وظایفی را به‌کار می‌گیرند که نیاز به‌ مهارت‌های خاص مدیریت پروژه در هر سطحی از کارمندان را دارد. به ‌یاد داشته باشید در هر زمان داشتن ابزار مدیریت پروژه بسیار کار شما را آسان خواهد کرد. اگر شما بتوانید با نرم‌افزارهای چند منظوره‌ی پیشرفته آشنا شوید می‌توانید در امر مدیریت پروژه بسیار موفق عمل کنید. اما اگر دارای آموزش خاصی نیستید، می‌توانید با ابزارهای مدیریت پروژه که در ادامه معرفی می‌شود، آشنا شوید.

۱-. کژوال و یا Casual

Casual یک ابزار مدیریت پروژه بصری و آنلاین است که می‌توانید با استفاده از آن با سریع‌ترین روش‌ها امور خود را مدیریت کنید. این ابزار مخصوص افرادی است که از ابزار مدیریت پروژه هیچ پیش زمینه‌ای ندارند و یا برای کسانی که از لحاظ بصری افراد باهوشی به‌حساب می‌آیند. در این ابزار روابط بسیار بصری است و عموماً برای شروع و پیشرفت سریع در اوایل پروژه به‌کار می‌رود.

کژوال شامل ایجاد وظایف جدید، طبقه‌بندی وظایف، ارتباط آن‌ها و اضافه کردن زیر شاخه‌های جدید به ‌پروژه شما می‌شود که تنها با چند کلیک قابل انجام است. شاید در نگاه اول به ‌نظر شما یک ابزار بسیار ساده بیاید اما باید بدانید که قابلیت‌های قدرتمند زیادی دارد. با این ابزار مدیریت پروژه، شما می‌توانید تمامی وظایفی را که به ‌شما اختصاص داده شده‌اند و همین طور وظایف دیگران را به ‌راحتی پیگیری کنید. این ابزار مدیریت پروژه به‌ راحتی با گوگل درایو و گوگل کلندر ادغام می‌شود. همین طور کاربران Casual می‌توانند از این برنامه بر روی ios و اندروید هم استفاده کنند.

۲. آسانا و یا Asana

با استفاده از ابزار مدیریت پروژه آسانا شما می‌توانید، از الگوهای موجود برای اضافه کردن سریع کارها و وظایف جدید استفاده کنید. هم‌چنین شما می‌توانید لیست‌هایی از کارهای خود و دیگر اعضای تیم خود ایجاد کنید، علاوه بر آن شما می‌توانید پروژه‌هایی را طراحی کنید که در آن وظایف می‌توانند به صورت مشترک تعریف شوند. آسانا می‌تواند کارهای بزرگ را تبدیل به‌ پروژه‌های کوچک چند منظوره کند، حتی می‌تواند یک برنامه ساده را تبدیل به ‌یک پروژه کند. در این ابزار اعضای تیم می‌توانند در مورد وظایف خود نظر دهند، آن‌ها هم‌چنین می‌توانند از طریق به ‌روز رسانی‌هایی که در ایمیل شما اتفاق می‌افتد، در مورد پیشرفت‌هایی که به‌آن‌ها مربوط می‌شود و اهمیت دارد ثبت نام کنند. ابزار مدیریت پروژه آسانا ابزاری است که می‌تواند به ‌بقیه‌ی کارها و پروژه‌ها مربوط شود. با استفاده از این ابزار مدیران می‌توانند وضعیت هر پروژه را به ‌سرعت و به ‌آسانی به‌ روز رسانی کنند.

۳. ترللو و یا Trello

مدیریت پروژه می‌تواند برای کسانی که با نمودار گانت و یا واژگان مدیریت پروژه آشنا نیستند کمی خطرناک باشد. خوشبختانه ابزار مدیریت پروژه ترللو ابزاری برای این‌ گونه افراد طراحی شده است. به‌ یاد داشته باشید ابزار مدیریت پروژه ترللو یک ابزار کاملاً بصری می‌باشد که برای افرادی با عدم شناخت به ‌ابزارهای مدیریت پروژه طراحی شده است. Trello  با طراحی مبتنی بر کارت‌ها کار می‌کند. در هر کارت لیستی از وظایف نوشته شده است که برای تنظیم اولویت کارها می‌توانید کارت‌ها را در هر جهتی که می‌خواهید بچینید. هنگامی که کارت را باز می‌کنید، می‌توانید در آن‌ها لیست ایجاد کنید و درون این لیست فایل‌های آپلود شده و یا انواع دیگری از کارهای خود را ایجاد کنید. از ویژگی‌های بسیار مهم این ابزار مدیریت پروژه این است که توانایی ایجاد و به‌ روز رسانی تمامی کارت‌ها از طریق ایمیل در آن ممکن است. در هر پروژه یک آدرس ایمیل دریافت می‌شود و همه کارهایی که صورت گرفته است، به ایمیل ارسال می‌شود و شما می‌توانید از تغییرات به وجود آمده در پروژه آگاه شوید.

۴. بیس کمپ و یا Basecamp

اگر شما عادت دارید که از طریق ایمیل و جلسات خود، برای مدیریت پروژه‌ها استفاده کنید، اما از طرفی استفاده از ایمیل می‌تواند به‌راحتی برای شما امکان پذیر نباشد، باید خبر خوش را به‌شما بدهیم. چرا که ابزاری برای شما طراحی شده است، یک ابزار بسیار عالی و مفید برای مبتدیان استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه است. بیس کمپ یک مرکز متمرکز برای ارتباط گسترده شرکت و اعضای تیم و هم‌چنین پروژه‌های آن را برای خود فراهم می‌کند. به‌عنوان مثال به ‌جای ارسال تعداد زیادی از ایمیل‌ها و یا استفاده از بروز رسانی‌های متعدد برای اضافه کردن یکی از وظایف و یا تعریف یک وظیفه‌ی جدید، اعضای تیم به سادگی با یک صفحه پیام متمرکز می‌توانند با هم در ارتباط باشند. هم‌چنین در این ابزار بخشی وجود دارد که مدیران پروژه می‌توانند وظایف اساسی را درآن از سایر همکاران خود پیگیری شوند. این ابزار هم‌چنین شامل مکان‌های ویژه‌ای برای ضمیمه فایل‌های مهم هر پروژه و برای برنامه‌ریزی جلسات و ایجاد مهلت مشخص برای اجرای آن پروژه می‌باشد.

۵. Omniplan

اگر شما یکی از مصرف کنندگان پروپاقرص شرکت اپل هستید باید به‌شما بگوییم این ابزار مدیریت پروژه بهترین ابزار برای استفاده در این سیستم عامل خواهد بود. البته این ابزار مدیریت پروژه می‌تواند به‌ خوبی با دیگر ابزارهایی که در مک و یا ios وجود دارند هماهنگ شود. ویژگی مثبت این ابزار مدیریت پروژه، سادگی آن است که به‌ راحتی می‌تواند مورد استفاده شما قرار بگیرد و رابط کاربری برای همه‌ی نیازهای شما در یک مکان اطلاعاتی در مورد پروژه‌ی مربوط باشد. حتی کاربران جدید هم به ‌راحتی می‌توانند نحوه استفاده از این ابزار را برای ایجاد، اصلاح و پیگیری پروژه‌ها بیاموزند. ایجاد و دسته‌بندی وظایف، سازمان‌دهی، گردش کار و حتی ایجاد سلسله مراتب پروژه می‌تواند به ‌سادگی و راحتی با استفاده از این ابزار مدیریت پروژه اتفاق بیفتد.

۶. Todoist

یک ابزار مدیریت پروژه‌ی خوب ابزاری است که با استفاده از آن بتوانید از ارتباط موثر بین اعضای پروژه خود اطمینان حاصل کنید. اطمینان اینکه تلاش‌ها و همکاری‌های شما مثبت بوده و محدوده مدیریتی شما کاملا در این پروژه احساس شده است. وظایف به ‌درستی سرپرستی شده و به ‌موقع به ‌انجام رسیده‌اند. شکاف و وقفه‌ای در کار شما ایجاد نشده است. Todoist می‌تواند تمام این اصول را پوشش دهد در حالی که هنوز هم به‌ اندازه‌ی کافی ساده و راحت است تا بتواند مبتدیان را جذب خود کند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های آن این است که می‌تواند از طریق برنامه‌های افزودنی در ۱۰ سیستم عامل مختلف در دسترس شما باشد. تیم‌های پروژه شما می‌توانند با یکدیگر در حالی که هنوز هم از مرورگرها و دستگاه‌های مختلف و مورد علاقه خود استفاده می‌کنند در ارتباط باشند.

۷. Pivotal Tracker

اگر چندین پروژه در دسترس خود دارید و آماده‌ی استفاده از یک مدیریت پروژه هوشمند هستید، نگاهی به ‌برنامه‌ی ردیاب محور و یا Pivotal Tracker بیاندازید.

کاربری این ابزار مدیریت پروژه کاربردی بسیار آسان می‌باشد. یکی از ویژگی‌های مهم این ابزار مدیریت پروژه برنامه بی‌نظیر تلفن همراه آن می‌باشد و مخصوص کسانی است که ترجیح می‌دهند از تلفن همراه خود در پروژه‌های‌شان استفاده کنند. به‌طور کلی هنگامی که شما از طریق این ابزار پروژه خود را مدیریت می‌کنید‌، می‌توانید یک مدیر پروژه‌ای باشید که با سهولت کارهایش را پیش می‌برد. ابزار مدیریت پروژه اشاره شده برای تحلیل و اندازه‌گیری داده‌ها بسیار مهم است.

در آخر خاطرنشان می‌شویم این هفت ابزار مدیریت پروژه‌ای که به‌ شما معرفی شد، به ‌گونه ای طراحی شده‌اند که حتی مدیران پروژه می‌توانند در فواصل کاری خود هم با آن‌ها کار کنند و کارهای خود را به طور موثر پیش ببرند. تمام هفت ابزار مدیریتی اشاره شده از ویژگی سهولت استفاده و قابل استفاده بودن برای مبتدیان برخوردار است.