عواملی که به شما هشدار می‌دهد باید از نرم افزار CRM استفاده کنید

استفاده از نرم افزار CRM کسب و کار شما را در تمامی بخش‌ها، از فروش گرفته تا تبلیغات و خدمات رسانی، به طور چشمگیری تغییر خواهد داد. تصمیم گیری در مورد اعمال هر گونه تغییر در هر از ابزارها یا فرآیندهای یک سازمان، مساله چالش برانگیزی خواهد بود، مخصوصا اگر نیاز به سرمایه گذاری مادی باشد. اگر در کسب و کارتان با روندهای زیر روبرو شدید، زمان آن فرا رسیده است که از نرم افزار CRM استفاده کنید:

۱) کاهش بازدهی و بهره وری

در برخی شرایط، فرآیندهای دستی مانند استفاده از اکسل برای جدول بندی یا کارهای کاغذی می‌تواند پرمشقت بوده و زمان زیادی ازکارمند را تلف کند. در این مواقع، راه حل‌های هوشمندانه‌تری نیز برای انجام کارها وجود دارد. با اجرا و پیاده سازی نرم افزار CRM شما می‌توانید تمامی فرآیندها و وظایفی که مکررا تکرار می‌شود را به صورت اتوماتیک انجام دهید و تنها با وارد کردن اطلاعات برای یک بار، از این داده‌ها چندین و چند بار و به دلایل گوناگون استفاده کنید. هم‌چنین، نرم افزار CRM به شما اجازه می‌دهد تیم‌ها و گروه‌های محتوا محور را کنار هم جمع کرده و یک بستر ارتباطی واحد داشته باشید.

استفاده از نرم افزار CRM نه تنها بازدهی و بهره وری سازمان و شرکت شما را افزایش می‌دهد، بلکه می‌تواند میزان فروش هر کدام از کارمندان فروش شما را نیز افزایش دهد.

۲) اختلال و عدم هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان

در برخی از شرکت‌ها و ادارات، حجم کارهای روزانه کارمندان بخش‌های مختلف شرکت رو به افزایش است و به همین دلیل کارمندان فرصت کافی برای پیگیری کارهایی  که به بخش‌های دیگر محول شده است، نخواهند داشت. از سوی دیگر، در کارهای دستی، ممکن است برخی فایل‌ها در انتقال به بخش دیگر گم شوند یا اطلاعاتی که از یک بخش به بخش دیگر ارسال شده‌اند در موعد مقرر به مقصد نرسد. در این حالت، اولا بخش‌های مختلف نمی‌توانند از نحوه عملکرد سایر بخش‌ها مطلع شوند و از همه مهم‌تر برطرف کردن نیازها و احتیاجات مشتریان و پاسخگویی به درخواست‌های آنان با تاخیر همراه خواهد بود. در نتیجه، مشتریان در برقراری ارتباط با شرکت  دچار سردرگمی خواهند شد و ممکن است حس کنند شرکت نتوانسته به درستی به نیازهای آنان را برطرف سازد. این مساله بی‌اعتمادی مشتریان را به دنبال خواهد داشت.

استفاده از نرم افزار CRM، شکاف بین بخش‌های مختلف را پر می‌کند و به هر کارمند اجازه می‌دهد سیکل اداری مربوط به هر پرونده یا مشتری را به طور دقیق و با جزییات دنبال کند.

۳) تحلیل ضعیف داده‌ها و اطلاعات

گاهی ممکن است شما تمامی اطلاعات و تاریخچه یک مشتری و ارتباط آن با شرکت خود را به طور کامل و دقیق ندانید و از سلایق و رفتارهای او آگاه نباشید. از سوی دیگر، هر چه دسترسی شما به بانک اطلاعاتی مربوط به مشتریان محدودتر باشد، اطلاعات شما نیز محدودتر خواهد بود.

نرم افزار CRM به شما اجازه دسترسی به اطلاعات مربوط به تمامی فروش‌هایتان به یک مشتری را خواهد داد و هم‌چنین این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا از طریق این گزارش‌ها و هم‌چنین تحلیل داده‌ها، مشتریان خود و نیازهایشان را بهتر بشناسید. با استفاده از این ابزارها، شما هم‌چنین قادر خواهید بود نسبت به روند فروش فصلی خود و حتی انتخاب‌های مشتری‌های خود اطلاعات کسب کرده و به آن‌ها نزدیک‌تر شوید. هر چه اطلاعات بیش‌تری در مورد مشتریانتان داشته باشید، ارتباط قوی‌تری با آنان خواهید داشت و مشتریان وفادارتری پرورش می‌دهید.

۴) رضایت پایین مشتریان

تجارب مشتریانی که از محصولات شما کاملا راضی و خرسند نیستند، راه را برای رقبای شما هموار می‌کند. اگر شما با حجم بالایی از نارضایتمندی، شکایات و انتقادات و پاسخگویی ضعیف به مشتریان مواجه شده‌اید، زمان آن است که به دنبال راه حل باشید.

با استفاده از نرم افزار CRM، شما می‌توانید شکایات و نارضایتمندی‌های مشتریان خود را در یک فرایند هدف‌دار کاملا مدیریت نمایید. برای مثال، برخی از نرم افزارهای CRM به شما اجازه می‌دهد به جای تلفن و ایمیل، از طریق کانال‌های ارتباطی دیگر نظیر شبکه‌های اجتماعی با مشتریان ناراضی خود به گفتگو بپردازید.

۵) از دست دادن موقعیت‌های فروش به دلیل عدم استفاده از نرم افزار CRM

اگر شما اطلاعات مربوط به تاریخچه فروش هر مشتری را به صورت دستی دنبال می‌کنید، این احتمال وجود دارد که تمامی این اطلاعات را گم کرده و آن‌ها را از دست بدهید. گم کردن اطلاعات و سابقه خرید یک مشتری، به معنای از دست دادن آن مشتریست، زیرا شما تمامی انتظارات و سلایق او را از دست می‌دهید.

با استفاده از نرم افزارهای CRM، شما دیگر نگران از بین رفتن سابقه فروش مشتریان نخواهید بود . به تمامی اطلاعات در همه زمان‌ها دسترسی خواهید داشت. از سوی دیگر، این نرم افزار زمان‌های مناسب برای فروش را به شما یادآوری خواهد کرد.

۶) رشد سریع کسب و کار

برای استفاده از مزایای CRM، تفاوتی بین کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود ندارد. حتی کسب و کارهای کوچک نیز خصوصا زمانی که در آستانه رشد قرار دارند، می‌توانند برای پیشرفت خود از نرم افزار CRM استفاده کنند. همانند اکثر ابزارهای نرم افزاری، اولین سوالی که صاحبان کسب و کار با آن مواجه هستند انتخاب بستر نرم افزاری مناسب و متناسب با سایز شرکتشان است.

پاسخ دادن به این سوال به عوامل زیادی نظیر تعداد کارمندان شرکت و حجم مشتریان آن بستگی دارد. اما با توجه به نسخه‌های موجود برای این نرم افزارها، اکثر آن‌ها می‌توانند با رشد و بزرگ‌تر شدن شرکت ارتقا یابند. بنابراین، حتی اگر شرکت شما با دو کارمند شروع به کار کند و تعداد کارمندانتان تا ۲۰۰ نفر هم افزایش یابد، نرم افزار CRM نیز می‌توانند ارتقا یابد.

حال که علایم هشدار دهنده برای استفاده از CRM را بررسی کردیم، به طور مختصر به بررسی مزایای استفاده از این نرم افزار خواهیم پرداخت:

•  الف) سازماندهی اطلاعات مخاطبین و مشتریان: CRM به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به تمامی مخاطبین خود را سازماندهی کنید و تماس‌های خود با مشتریان و موارد مورد بحث را پیگیری نمایید. این مساله، در امر فروش از اهمیت بالایی برخوردار است.
• ب) گزارش فروش: بررسی و مرور تماس‌ها و ایمیل‌های فرستاده شده به مشتریان و جلسات و ملاقات‌های انجام گرفته شده شما را از فعالیت و تلاش کارمندانتان و میزان پیشرفت آنان آگاه می‌سازد.
• ج) پیش‌بینی صحیح فروش آتی: اعتماد به فرمول‌های پیچیده اکسل به تنهایی برای پیش‌بینی میزان فروشتان کافی نیست. از سوی دیگر، CRM به شما امکان پیش‌بینی دقیق میزان فروشتان را می‌دهدو به شما اجازه می‌دهد تیم فروش خود را مدیریت کنید.
• د) طبقه بندی مشتریان: هنگامی که شما بتوانید به تمامی اطلاعات مشتریانتان دسترسی داشته باشید، می‌توانید آن‌ها را بر اساس مکان، نیاز و سلایقشان طبقه بندی کنید و خدمات بهتری را به آن‌ها ارائه دهید.

پس از آشنایی با مزایای نرم افزار CRM، بهتر است خطرات استفاده از سیستم‌های کاغذی و دستی و امکان خطا در آنان را نیز مد نظر قرار دهید. استفاده از نرم افزار CRM، امکان برقراری ارتباط بیش‌تر با مخاطبان و مشتریان را برای شما فراهم می‌کند و بهره‌وری و بازدهی شرکت شما را افزایش می‌دهد. آیا زمان آن نرسیده است که با استفاده از این نرم افزار، بهره وری و بازدهی شرکت خود را بالا ببرید؟