شاخص کلیدی عملکرد چیست و چه تأثیری در رشد و بقای یک تیم و سازمان دارد؟

کسب‌وکار شما تا چه اندازه‌ای در مسیر حرکت خود موفق است؟ آیا سازمان شما می‌تواند در مدت زمان مورد انتظار به اهداف تعیین شده خود دست یابد؟ چگونه می‌توان مسیر حرکت به سمت اهداف را با یک معیار کمی و قابل مقایسه تشخیص داد و در صورت نیاز آن را اصلاح کرد؟ اگر شما نیز به دنبال یافتن پاسخی برای این سؤالات هستید، شاخص کلیدی عملکرد در خدمت‌تان خواهد بود! اما این شاخص دقیقاً چیست و چه کاربردی در کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک دارد؟ در این مقاله به صورت کامل و جامع به این سؤال پاسخ خواهیم داد. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

بیشتر بخوانید: ۵ مرحله برای داشتن استراتژی موثر بازاریابی دیجیتال

شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

به بیان ساده، شاخص کلیدی عملکرد ( یا همان KPI ) یک معیار کمی و قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت تا چه‌ اندازه‌ای در مسیر درست دستیابی به اهداف خود قرار دارد. شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان‌های مختلف ممکن است سطوح متفاوتی با یکدیگر داشته باشند. برای مثال ممکن است KPI های سطح بالا بر روی عملکرد و اهداف کلی و بلندمدت سازمان متمرکز شده و در سمت دیگر KPI های سطح پایین بر روی فرآیندهایی نظیر فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد از این قبیل نظارت داشته باشند.

تعریف شاخص کلیدی عملکرد و اهداف آن می‌تواند به شکل‌های مختلفی ارائه شود. چند مدل از تعریف KPI عبارت است از:

• یک معیار کمی و قابل اندازه‌گیری که برای ارزیابی میزان موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف تعیین شده برای عملکرد آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. ( تعریف مورد تأیید Oxford )
• مجموعه‌ای از اقدامات که یک شرکت و یا کسب‌وکار برای سنجش عملکرد خود در طول زمان از آنها استفاده می‌کند. ( تعریف مورد تأیید Investopedia )
• روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در دستیابی به اهداف خود ( تعریف مورد تأیید Macmillan )

چه عواملی باعث اثربخشی KPI خواهد شد؟

اکنون که با مفهوم و تعریف شاخص کلیدی عملکرد آشنا شدید، لازم است تا عوامل مهم و مؤثر در آن را نیز بشناسید. بسیاری از سازمان‌ها در هنگام تعیین یک شاخص عملکرد مناسب، کورکورانه و بر اساس کسب‌وکارهای مشابه در حوزه خود عمل می‌کنند. این دسته از سازمان‌ها به مرور زمان متوجه عدم اثربخشی شاخص‌های تعیین شده خود خواهند شد. یکی از جنبه‌های مهمی که اغلب شرکت‌ها در هنگام تعیین KPI از آن غافل می‌مانند، مرتبط بودن این شاخص‌ها با یکدیگر است. به بیان دیگر شاخص‌های کلیدی مختلف رابطه و اتصالی پنهان با یکدیگر دارند. این ارتباطات دقیقاً مشابه با تمامی ارتباطات موجود در جهان عمل کرده و قوانین خاص خود را دارند.

برای تعیین شاخص کلیدی عملکرد، تیم استراتژی و تدوین کننده باید کاملاً با اصول اولیه آشنا بوده و اهداف بنیادی سازمان را بشناسد. پس از کسب این اطلاعات، می‌‌توان مسیری برای رسیدن به این اهداف و نقش هر شخص و بخش از سازمان در این مسیر را مشخص کرد. تعیین KPI نه یک روند مقطعی، بلکه یک فرآیند تکرارشونده و در حال تغییر است. به این صورت که پس از تعیین شاخص‌های ابتدایی، مدیران باید با پیشرفت کار و دریافت بازخورد از افراد و مدیران ( در صورت نیاز ) به اصلاح این شاخص‌ها بپردازند.

اهداف یک سازمان ممکن است در طول زمان تغییر کنند. این تغییر بر روی عملکرد و مسیر دست‌یابی به آنها را نیز مورد تغییر قرار خواهد داد. در نتیجه ممکن است شاخص کلیدی عملکردی که سه ماه پیش برای یک تیم و سازمان بسیار مناسب بود، اکنون غیرقابل استفاده باشد. در نتیجه در طول زمان همواره باید در فواصل زمانی مشخصی به بررسی و بازبینی KPIهای خود بپردازید.

بیشتر بخوانید: مدیریت برند چیست و چگونه باید از آن به طور موثری استفاده کرد؟

چگونه می‌توان شاخص کلیدی عملکرد مناسبی تدوین کرد؟

تعیین KPI می‌تواند کاری حساس و دشوار باشد. عبارت « کلیدی » موجود در این عبارت نشان می‌دهد که هر معیار باید با توجه به هدف خاصی تعیین شده و در عین حال یکپارچگی شاخص‌ها و ارتباط آنها با یکدیگر حفظ شود. در اغلب موارد شاخص‌های کلیدی عملکرد با معیارهای تجاری کسب‌وکارها اشتباه گرفته می‌شوند. اگرچه شاید در نگاه اول این دو مفهوم تشابه بسیاری با یکدیگر داشته باشند؛ اما باید به این نکته توجه کرد که KPI تنها به جنبه مالی و اقتصادی تمرکز نکرده و شامل بخش گسترده‌ای از اهداف است. برای تعیین شاخص کلیدی عملکرد باید پاسخ روشنی برای این سؤالات داشته باشید:

• نتیجه مورد انتظار سازمان چیست؟
• چرا این نتیجه اهمیت دارد؟
• چگونه می‌توان میزان پیشرفت کار را به درستی سنجید؟
• چگونه می‌توان روی این پیشرفت اثرگذاری کرد؟
• چه کسانی مسئول کدام بخش از کار هستند؟
• چگونه می‌توان از عملکرد صحیح هر شخص مطمئن شد؟
• چند بار نیاز به بررسی مسیر پیشرفت خواهیم داشت؟

برای واضح‌تر شدن این موضوع، تصور کنید که هدف شما افزایش فروش و درآمد سالیانه است. برای تعیین KPI مناسب برای این هدف، می‌توانید مراحل زیر را در نظر بگیرید:

• هدف ما افزایش ۲۰ درصدی فروش نسبت به سال گذشته است.
• دست‌یابی به این هدف باعث می‌شود تا کسب‌وکار ما سودآورتر باشد.
• پیشرفت پروژه با میزان درآمد با واحد پول X سنجیده خواهد شد.
• برای دست‌یابی به این هدف نیازمند استخدام کارمندان فروش بیشتر و افزایش تبلیغات خواهیم بود.
• مدیر ارشد فروش مسئول مستقیم دست‌یابی به این هدف است.
• میزان موفقیت در دستیابی به این هدف به صورت ماهیانه بررسی خواهد شد.

بیشتر بخوانید: ۷ گام برای ایجاد استراتژی فروش موفق

بهترین KPI برای کسب‌وکار شما کدام است؟

در واقع هیچ کدام از شاخص‌های کلیدی عملکرد نمی‌تواند به عنوان یک معیار کامل و مناسب برای همه به شمار آید. به عبارت دیگر هیچ چیزی با عنوان « بهترین KPI » وجود ندارد. هر شاخص کلیدی عملکرد باید بر اساس اهداف و برنامه‌های مورد نظر یک سازمان تعیین شود. بهترین KPI زمانی به وجود خواهد آمد که شما به صورت کامل با اهداف سازمان و اعضای آن آشنایی داشته باشید.

در این مقاله سعی داشتیم تا به صورت مختصر، به بررسی مفهوم شاخص کلیدی عملکرد بپردازیم. همان‌طور که مشاهده کردید، این شاخص نقش بسیار مهمی در سنجش مسیر حرکت و رشد و بقای یک تیم و سازمان دارد. پس اگر به آینده پروژه و تیم خود اهمیت می‌دهید، مدت زمان مناسبی را برای تعیین دقیق این معیارها اختصاص دهید. در کسب‌وکار و حوزه فعالیت شما چه شاخص‌های عملکردی اولویت دارند؟ آیا تا به حال اقدام به تعریف KPI برای کسب‌وکار خود کرده‌اید؟ نظر و تجربیات ارزنده خود را با ما به اشتراک بگذارید.