سطوح مدیریت و وظایف هر یک از آن‌ها: ارتباطی موثر و کارآمد برای موفقیت

سطح بندی مدیریت در سازمان‌های مختلف یکی از بهترین تکنیک‌های افزایش بهره‌وری است. بدون شک در یک سازمان (و به خصوص در سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ و رشد یافته) مدیریت و نظارت بر همه امور توسط تنها یک نفر امکان پذیر نیست. در نتیجه با ایجاد سطوح مدیریت مختلف، می‌توان این امر را بسیار آسان‌تر و موثرتر کرد. در یک مدیریت چند سطحی، هر مدیر وظایف خاص و مربوط به خود را دارد.

در این مقاله قصد داریم تا در کنار بررسی انواع سطوح مدیریت، نگاهی به وظایف مدیران هر یک از سطح‌ها نیز داشته باشیم. برای آشنایی بیشتر با وظایف مدیران در هر یک از سطوح، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

بیشتر بخوانید: اصول پنجگانه مدیریت: نگاهی دقیق‌تر به وظایف اساسی یک مدیر

معرفی انواع سطوح مدیریت و وظایف هر یک از سطح‌ها

در یک دسته‌بندی کلی، مدیران به ۳ سطح عالی، میانی و عملیاتی تقسیم‌بندی می‌شوند. این ۳ سطح چه از نظر نظارتی و چه از لحاظ تعداد افراد حالتی هرمی شکل دارند. به طور معمول در کسب و کارها و سازمان‌های مختلف، یک مدیر در سطح عالی وجود دارد که سکان کل سازمان را در دستان خود می‌گیرد. تعداد مدیران میانی بیشتر از مدیران عالی و کمتر از مدیران اجرایی است. در این سطح مدیران سیاست‌های کلی را از مدیران بالا دستی دریافت کرده و با استفاده از آن‌ها سعی در هدایت مدیران عملیاتی دارند.

در نهایت مدیران عملیاتی با دریافت راهنمایی‌ها و دستورات از مدیران میانی، سعی در سازماندهی و هدایت کارکنان و کارمندان برای دستیابی به اهداف و آرمان‌های اصلی سازمان را دارند. در ادامه نگاهی جزئی‌تر به سطوح مدیریت و وظایف هر یک از مدیران یک کسب و کار و سازمان خواهیم داشت.

مدیران عالی

همان طور که گفته شد، سطح مدیریت عالی مربوط به رئیس یک سازمان و معاون یا معاونان اصلی او می‌شود. این درجه بالاترین رتبه در سطوح مدیریت به حساب می‌آید. مدیران عالی وظیفه تعیین اهداف بلند مدت، چشم‌انداز سازمانی، تبیین برنامه‌های راهبردی و همچنین سیاست‌های کلی و عمومی یک سازمان را به عهده دارند. در اغلب مواقع مدیران عالی سازمان‌ها خود را درگیر اتفاقات جزئی و کوچک سازمان نکرده و تمرکز خود را بر روی اهداف بلند مدت و عمومی‌تر قرار می‌دهند. یک مدیر عالی و سطح بالا باید دارای روحیه مدیریت و نظارت قدرتمندی بوده و به خوبی بتواند در برابر انواع مشکلات و ناملایمات مسیر، انعطاف‌پذیری خوبی از خود به نمایش بگذارد.

ازجمله وظایف مدیران عالی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ایجاد ارتباط و هماهنگی با سایر سازمان‌ها و کسب و کارها
• اتخاذ تصمیمات استراتژیک
• بررسی روند حرکت سازمان در جهت دست یابی به اهداف بلند مدت تعیین شده و انجام اقدامات لازم در صورت نیاز
• گفت و گو و مذاکره
• ایجاد یک ذهنیت عمومی به عنوان نماینده یک سازمان و کسب و کار
• نظارت بر مدیران میانی و ارسال دستورالعمل‌های لازم به آن‌ها

مدیران میانی

مدیران میانی به نوعی نقش رابط بین مدیران عالی و اجرایی را دارند. این گروه از مدیران دستورالعمل‌ها و سیاست‌های کلی سازمان و کسب و کار را از مدیران عالی دریافت کرده و پس از بخش‌بندی، آن‌ها را به مدیران اجرایی مربوطه منتقل می‌کنند. همچنین در صورتی که مدیران اجرایی ایده‌های خلاقانه و سازنده‌ای در جهت گسترش و پیشبرد اهداف کسب و کار داشته باشند، از طریق مدیران میانی می‌توانند پیام خود را به سطح عالی مدیریت انتقال دهند. اغلب وظیفه مدیران میانی تدوین اهداف میان مدت و کوتاه مدت برای دست یابی به اهداف و آرمان‌های اصلی سازمان است.

نقش مدیران میانی نه کاملاً مدیریتی و نه صرفاً عملیاتی است. هر چند که بخش ذهنی و انتزاعی در این پست نقش بیشتری نسبت به بخش عملی و اجرایی دارد. این مدیران نقطه تلاقی طرح استراتژی و عمل به آن‌ها به حساب می‌آیند. نقش‌های اصلی و عمومی مدیران میانی عبارتند از:

• سرپرستی و نظارت بر مدیران اجرایی
• ایجاد یک ارتباط موثر و دقیق میان مدیران عالی و اجرایی
• برنامه ریزی‌های میان مدت و کوتاه مدت

بیشتر بخوانید: بهترین کتاب‌های مدیریت که کارآفرینان باید بخوانند

مدیران اجرایی یا عملیاتی

سومین سطح از سطوح مدیریت به مدیران اجرایی اختصاص دارد. بر خلاف ۲ سطح قبلی در این درجه کارهای عملی و اجرایی اولویت بیشتری نسبت به مفاهیم ذهنی و تفکر استراتژیک دارد. به بیان دیگر مدیران اجرایی مرد عمل هستند و ترجیح می‌دهند تا برای پیشبرد اهداف سازمان‌ها وارد عمل شوند. البته این موضوع به معنای عدم حضور موارد نظارتی در سومین سطح از سطوح مدیریت نیست. همانند مدیران دیگر، مدیران اجرایی نیز وظیفه نظارت بر عملکرد منابع انسانی و همچنین خط تولید سازمان و کسب و کار را به عهده دارند. مدیران اجرایی عملکرد منابع انسانی را سنجیده و در قالب گزارش‌هایی به مدیران میانی ارائه می‌کنند.

نظارت مستقیم بر نیروی انسانی باعث شده تا مدیران اجرایی بیش از سایر مدیران از آسیب‌پذیری و نقاط ضعف سازمان اطلاع یافته و میزان آن را تعیین کنند. در اغلب سازمان‌ها و کسب و کارها، مدیران اجرایی با نام سرپرست نیز شناخته می‌شوند. مهم‌ترین وظایف مدیران اجرایی به شرح زیر است:

• نظارت بر منابع انسانی و خط تولید
• ارائه گزارش عملکرد کارمندان و کارکنان به مدیران میانی
• بررسی آسیب‌پذیری سازمان و تعیین میزان آن
• تدوین برنامه‌های عملی برای دست یابی به اهداف مختلف سازمان

اهمیت سطوح مدیران

بر خلاف تصور عموم، سطح بندی مدیریتی به معنای سطح بندی اهمیت آن نیست. همان طور که در این مقاله نیز مطالعه نمودید، اهمیت هر سطح مدیریت در نوبه خود بالا بوده و وجود آن‌ها برای دست یابی به اهداف سازمان ضروری است. با این تفاوت که مدیران عالی نگاه طولانی‌مدتی داشته و به تدوین استراتژی‌ها و اهداف کلی سازمان مشغولند؛ مدیران میانی وظیفه برنامه‌ریزی‌های میان مدت و کوتاه مدت را داشته و نقشی ارتباطی میان سطوح مختلف مدیریت دارند و در نهایت مدیران اجرایی وظیفه عملیاتی ساختن ایده‌هایی را دارند که در سطوح بالاتر تصمیم به انجام آن‌ها گرفته شده است.

در نتیجه به سادگی می‌توان به اهمیت هر یک از سطوح مدیریت در یک سازمان و کسب و کار پی برد. هر یک از مدیران سازمان علی‌رغم سطح و مرتبه خود نقشی اساسی در سازمان داشته و عملکرد ناصحیح هر یک از آن‌ها خسارات جبران ناپذیری به کل بدنه شرکت و سازمان خواهد زد.

به نظر شما در هر یک از سطوح مدیریت چه وظایف دیگری وجود دارد؟ چگونه می‌توان ارتباط موثرتری میان سطوح مختلف مدیریت ایجاد کرد؟ نظرات و تجربیات خود را با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.