کنترل در مدیریت: فرآیندی مهم در دست‌یابی به اهداف و موفقیت‌های سازمانی

مفهوم مدیریت به صورت عمیقی با کنترل گره خورده است. کنترل در مدیریت یکی از مباحث مهمی است که در سال‌های اخیر به صورت علمی تدریس شده و در مباحث مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال تعاریف متعدد از مفاهیم کنترل و مدیریت، باعث شده تا دستیابی به یک تعریف واحد برای این ۲ مقوله به یک چالش تبدیل شود. بر همین اساس در این مقاله قصد داریم تا تعریفی از مفهوم کنترل در مدیریت را ارائه کرده و به صورت مختصر نگاهی به برخی ویژگی‌ها و زیرشاخه‌های آن داشته باشیم.

اگر قصد دستیابی به یک تعریف روشن از این مفهوم مهم و اساسی را دارید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

بیشتر بخوانید: اصول پنجگانه مدیریت: نگاهی دقیق‌تر به وظایف اساسی یک مدیر

تعریف کنترل در مدیریت

در حالت کلی، کنترل در مدیریت به عملکردهای مدیریتی در اجرای استراتژی‌ها اطلاق می‌شود. به عبارت دیگر، تعریف اساسی برای این مفهوم عبارت است از « فرآیندی که مدیران از طریق آن بر روی اعضای یک سازمان برای اجرای استراتژی‌های سازمانی تأثیر می‌گذارند». شاید این تعریف در نگاه اول بسیار گنگ و پیچیده به نظر برسد؛ اما در ادامه کمی بیشتر این مفهوم کوتاه را بسط خواهیم داد.

هر سازمانی برای پیشرفت خود نیازمند به کارگیری برخی استراتژی‌های مدیریتی است. این استراتژی‌ها تقریباً تمامی جزئیات مورد نیاز یک سازمان در خصوص پیشرفت و تعامل با اکوسیستم خود را شامل می‌شود. از درجه و نحوه برقراری ارتباط با سایر عوامل حاضر در اکوسیستم گرفته تا سیاست‌هایی در خصوص محصول نهایی و نحوه عرضه محصولات و خدمات، همگی زیرمجموعه یک استراتژی سازمانی به شمار می‌روند. مشخصاً چنین استراتژی و برنامه جامعی، نیازمند یک سازمان با اعضایی کاملاً هماهنگ است. اما زمانی که اندازه یک سازمان شروع به رشد کرده و تعداد اعضای آن افزایش می‌یابد، ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بسیار دشوارتر از پیش خواهد شد.

برای حل این مشکل، مدیران ارشد سازمان‌ها از فرآیندهای نظارتی و یا به اصطلاح مانیتورینگ کمک می‌گیرند. در این مدل، سازمان‌ها نیازمند ایجاد سیستم‌های خوشه‌ای برای تقسیم‌بندی کارها و نظارت هر چه دقیق‌تر بر روند حرکت خود خواهند بود. با این حال هر یک از مدیران ارشد برای تفهیم و انتقال استراتژی‌های سازمان، نیازمند فرآیندهای خاصی هستند. این فرآیندها همان مفهوم کنترل در مدیریت را شامل می‌شوند.

اکنون که تعریف روشن‌تری از این مفهوم مهم و اساسی به دست آوردید، به سراغ معرفی برخی از ویژگی‌های آن می‌رویم. با شناخت این ویژگی‌ها قادر خواهید بود تا به صورت موثرتری قدرت کنترل خود را در مباحث مدیریتی و استراتژی‌های سازمانی پیاده‌سازی کنید.

فعالیت‌های اساسی کنترل در مدیریت

برای نظارت و پیاده‌سازی استراتژی‌های سازمانی، مدیران ارشد نیازمند انجام برخی فعالیت‌های خاص خواهند بود. در ادامه چند مورد از مهم‌ترین فعالیت‌های این حوزه را بررسی می‌کنیم:

• برنامه‌ریزی: شامل برنامه‌ریزی و تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت و همچنین نحوه رسیدن به اهداف تعیین شده
• برقراری ارتباط: تعیین سطوح ارتباطی و همچنین المان‌ها و برنامه‌های مورد نیاز برای بخش عملیاتی
• هماهنگی: ایجاد ارتباط بین چند بخش متفاوت در یک سازمان؛ به طوری که همه بخش‌ها در جهت اهداف تعیین شده و مطابق با یکدیگر در حرکت باشند.
• ارزیابی: شامل ارزیابی فعالیت‌ها با توجه به اهداف و معیارهای تعیین شده
• کنترل: تعیین اعمال مورد نیاز و اتخاذ تصمیم در شرایط لزوم
• تأثیرگذاری: (در صورت نیاز) تغییر رفتار فردی و فرهنگ سازمانی برای دست‌یابی به اهداف تعیین شده

همسان‌سازی دیدگاه فردی و سازمانی

همان‌طور که گفته شد، یکی از اهداف اصلی مبحث کنترل در مدیریت، تأثیرگذاری بر روی افراد به منظور اجرای استراتژی‌ها و دستیابی به اهداف تعیین شده است. در واقع یک مدیر ارشد باید قادر باشد تا دیدگاه و مسیر حرکت شخصی افراد داخل سازمان را با هدف کلی آن یکسان کند. در این حالت افراد با حرکت به سمت اهداف و پیگیری برنامه‌های خود، ناخودآگاه در مسیر دستیابی به اهداف سازمانی نیز حرکت خواهند کرد. برای رسیدن به این نقطه مهم، مدیران سازمان‌ها نیازمند به کارگیری ارزیابی‌های عملکردی، تدوین برنامه‌های جبرانی بهینه و برخی از روش‌های تشویقی و ملاحظات رفتاری برای اعضای سازمان خود هستند.

عملکرد مالی و غیرمالی

در مباحث مدیریتی، عملکرد یک سازمان در حالت کلی به ۲ دسته مالی و غیرمالی تقسیم‌بندی می‌شود. هر یک از این عملکردها با معیارهای خاص و مربوط به خود سنجیده می‌شوند. به طور خلاصه، معیارهای مورد استفاده در عملکرد مالی شامل اقداماتی است که نشان می‌دهد یک سازمان تا چه اندازه‌ای در استفاده از منابع خود برای تولید درآمدهای پایدار و عملیاتی موفق بوده است. در مقابل معیارهای عملکرد غیرمالی بر جنبه غیراقتصادی یک سازمان تمرکز دارد. این معیارها تمرکز خود را بر روی سنجش میزان موفقیت طولانی‌ مدت یک سازمان و ارزیابی جنبه‌های کیفی آن تمرکز دارند. به بیان دیگر عملکردهای مالی جنبه کمی و اقتصادی و عملکردهای غیرمالی بر جنبه‌های کیفی و غیراقتصادی یک سازمان نظارت می‌کنند.

این دو عملکرد در مبحث کنترل در مدیریت نیز بسیار مهم هستند. چرا که تمرکز صرف و بیش از اندازه به جنبه‌های مالی و اقتصادی یک سازمان ممکن است در طولانی‌مدت باعث شکست آن شود. متأسفانه در حال حاضر بسیاری از مدیران دچار این اشتباه شده و تنها بر پیشرفت‌های اقتصادی و کمی خود توجه می‌کنند. این در حالی است که بدون توجه به معیارهای کیفی، هیچ موفقیتی نمی‌تواند در مدت زمان طولانی دوام داشته باشد. همین امر باعث شده تا مبحث کنترل در مدیریت بر جنبه غیرمالی و غیراقتصادی یک سازمان ( در کنار توجه به جنبه‌های اقتصادی) تأکید کند.

بیشتر بخوانید: سطوح مدیریت و وظایف هر یک از آن‌ها: ارتباطی موثر و کارآمد برای موفقیت

یک مدیریت موفق نیازمند کنترل دقیق است.

در این مقاله سعی داشتیم تا تعریف واضح و مشخصی از مبحث مهم کنترل در مدیریت را ارائه داده و برخی از ویژگی‌ها و نکات مورد بحث در آن را بیان کنیم. همان‌طور که مشاهده کردید، یک سازمان برای پیاده‌سازی استراتژی و دستیابی به اهداف خود نیازمند به کارگیری فرآیندهای کنترلی در مدیریت خود است. مدیران ارشد سازمان‌ها باید با توجه به این موضوع، برنامه مشخصی برای نحوه پیاده‌سازی، یکپارچه‌سازی دیدگاه سازمانی و همچنین توجه به جنبه‌های مختلف سازمان در این مسیر داشته باشند.

به نظر شما چه عوامل دیگری در دستیابی به اهداف سازمانی از طریق فرآیندهای نظارت و کنترلی دخیل هستند؟ نظرات و تجربیات مفید خود در این زمینه را با ما به اشتراک بگذارید.