سیستم سازی کسب و کار: منظم، دقیق و رو به جلو مانند یک دوچرخه!

یکی از بزرگ‌ترین ایرادات برخی از سازمآنها و کسب‌وکارها، وابستگی بیش از اندازه به حضور مدیر و عدم بازدهی کافی در غیاب آن است. این مسئله می‌تواند ناشی از عوامل متعددی باشد. اما چگونه می‌توان راه حلی برای این مشکل یافت؟ آیا حفظ و افزایش کارایی کسب و کار بدون نیاز به نظارت‌های دائمی و حضور مدیریت امکان‌پذیر است؟ اگر این سوالات در ذهن شما نیز جریان دارند، باید بگوییم که به هیچ وجه جای نگرانی نیست. با استفاده از روش سیستم سازی کسب و کار می‌توانید به تمامی این نیازها پاسخ دهید. در این مقاله قصد داریم تا به طور مختصر به تشریح این روش پرداخته و نحوه به کارگیری آن را توضیح دهیم. اما پیش از هر چیزی باید به سوال اساسی زیر پاسخ داد.

سیستم چیست؟ سیستم سازی کسب و کار به چه معناست؟

سیستم (یا همان سامانه) به مجموعه‌ای از اجزا گفته می‌شود که برای دست یابی به هدفی مشترک و به صورت هماهنگ با یکدیگر کار می‌کنند. برای مثال یک دوچرخه را در نظر بگیرید. دوچرخه دارای مجموعه‌ای از اجزا و چرخ دنده‌ها است. هنگامی که دوچرخه سوار رکاب می‌زند، این چرخ دنده‌ها به صورت متصل و هماهنگ با یکدیگر و برای رسیدن به یک هدف اصلی که همان حرکت دوچرخه رو به جلو است، به حرکت می‌افتند. پس دوچرخه را می‌توان یک سیستم دانست. علاوه بر دوچرخه، می‌توان مثال‌های بسیار زیادی (مانند ساعت، خودرو و غیره) برای یک سیستم در محیط واقعی یافت. از لحاظ پیچیدگی سیستم‌ها به دو بخش ساده و پیچیده تشکیل می‌شوند.

سیستم‌های ساده دارای اجزای کمتری بوده و به سادگی می‌توان این اجزا را شناسایی کرد. برای مثال یک بالابر معمولی یک سیستم ساده است که یک نخ و یک قرقره اجزای آن را تشکیل می‌دهند و به سادگی می‌توان به نحوه ارتباط و تعامل این اجزا پی برد. اما همه سیستم‌ها ساده نبوده و به راحتی قابل درک نیستند. سیستم‌های پیچیده دارای اجزای بیشتر و حتی پنهان‌تری بوده و درک تعامل اجزای آنها دشوار است. برای مثال کسب و کارها در نوع خود یک سیستم به شمار می‌روند و این مورد را به هیچ وجه نمی‌‌توان با یک بالابر و یا حتی دوچرخه مقایسه کرد.

همان طور که اشاره کردیم، در یک سیستم تمامی اجزا به صورت هماهنگ برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می‌کنند. در نتیجه می‌توان حدس زد که نقص هر یک از این اجزا می‌تواند فعالیت کل مجموعه را مختل کند. از طرف دیگر ایجاد ارتباطات موثر و کارآمدتر و تقویت اجزا نیز راهی برای دست‌یابی سریع‌تر به اهداف تعیین شده است. در نتیجه اگر کسب و کار یک سیستم باشد، می‌توان با شناسایی اجزا، رفع نواقص و همچنین تقویت آنها بازده مجموعه را افزایش داد. خوشبختانه سیستم‌های سالم برای انجام فعالیت‌های خود نیازی به نظارت دائمی ندارند. پس سیستم سازی کسب و کار در کنار افزایش بازده، به خودکار شدن روند فعالیت‌های مجموعه نیز کمک خواهد کرد.

اجزای یک سیستم کسب و کار

اولین قدم برای سیستم سازی کسب و کار، شناسایی اجزای آن است. در حالت کلی این اجزا را می‌توان به سه بخش زیر تقسیم کرد:

• کارمندان: کارمندان مشخص‌ترین جزو سیستم یک کسب و کار هستند. همه افرادی که در کنار شما فعالیت می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند.
• تجهیزات و فناوری‌‌ها: دومین جزو سیستم‌های کسب و کار، تجهیزات و فناوری‌های مورد استفاده در آن هستند. این فناوری می‌تواند شامل موارد مختلفی( از جمله کامپیوترهای مورد استفاده، دستگاه‌های تخصصی و غیره ) باشد.
• دستورالعمل‌ها و اسناد: اسناد، دستورالعمل و فرهنگ سازمانی اجزای پنهان سیستم کسب و کار به شمار رفته و شناسایی و بررسی آنها نسبت به دو مورد قبلی دشوارتر است.

با شناسایی اجزای سیستم کسب و کار، می‌‌توان دید دقیق‌تری از روابط و نحوه همکاری میان آنها رسید. در واقع اگر این سه مورد را به عنوان یک چرخ دنده در نظر بگیرید، نحوه تعامل آنها بیشتر برایتان آشکار خواهد شد. در نتیجه نحوه افزایش بازده سیستم کسب و کارتان نیز آسان‌تر و مشخص‌تر خواهد بود.

افزایش بازده کسب و کار به روش سیستم سازی

برای ایجاد و طراحی یک کسب و کار سیستمی باید کل مجموعه را به عنوان یک واحد کلی در نظر گرفته و به فکر بهبود هر یک از اجزای آن در راستای تناسب و همکاری بیشتر با سایر قسمت‌ها باشید. در ادامه به بررسی نحوه بهبود اجزای کسب و کار و ارائه راهکارهایی برای هر یک از این اجزا می‌پردازیم.

بهبود نیروی انسانی

منابع انسانی جزو ارزشمندترین دارایی‌های هر شرکت و کسب و کاری هستند. در نتیجه این بخش لایق اختصاص وقت و توجه بیشتری است. اگر قصد سیستم سازی کسب و کار خود را دارید، در هنگام استخدام افراد جدید باید علاوه بر توانایی‌های فردی، به توانایی‌های گروهی و اجتماعی آنها نیز توجه کنید. لازم به ذکر است که یکی از اهداف سیستم سازی کسب و کار کاهش وابستگی به حضور مدیر و نظارت دائمی است. پس در استخدام افراد باید به میزان توانایی آنها برای ارتقا شغلی و تخصیص وظایف مدیریتی و نظارتی نیز توجه داشته باشید.

بیشتر بخوانید: مدیریت منابع انسانی: ۷ راهنمایی اساسی برای مدیران منابع انسانی

بهبود تجهیزات و فناوری‌ها

این قسمت نسبت به سایر اجرا نیاز به توضیح کمتری دارد. بهبود به جا و مناسب فناوری‌های داخلی یک کسب و کار بدون شک باعث افزایش کارایی آن نیز خواهد شد. در صورتی که هزینه‌های ارتقا تجهیزات را به صورت هدفمند و در قسمت‌های مناسبی استفاده کنید، در کمترین زمان شاهد بازگشت سرمایه خواهید بود. علاوه بر این با به کارگیری فناوری‌های خاصی می‌توانید برخی از وظایف مدیریتی و نظارتی کسب و کار خود را بدون نیاز به حضور شخصی و از راه دور انجام دهید.

بهبود قوانین و دستورالعمل‌ها

هر سیستم دارای قواعد و قوانین دقیق و منظمی است. در صورتی که یک کسب و کار حالتی سیستماتیک به خود بگیرد نیز از این موضوع مستثنا نخواهد بود. با تنظیم قوانین و مقررات دقیق و مناسب برای هر بخش از کسب و کار و ارتباط بخش‌های مختلف با یکدیگر، تجارت شما با نظم بیشتری پیش رفته و بازده بیشتری خواهد داشت.

منظم و دقیق همچون یک سیستم

سیستم سازی کسب و کار روشی مفید و سودمند برای افزایش بازدهی و همچنین کاهش نیاز به مدیریت و نظارت در بالاترین سطح است. با استفاده از این روش می‌توانید مسئولیت‌های مختلف را به افراد داخلی واگذار کرده و به عنوان یک مدیر تنها وظیفه نظارت بر مدیران میانی و تنظیم قوانین و سیاست‌های کلی کسب و کار خویش را به عهده بگیرید. فراموش نکنید که هر سیستمی با هدف مشخص و هماهنگی خاص خود، روند حرکت و رشد بسیار سریع‌تری نسبت به یک مجموعه نامنظم و آشفته خواهد داشت.

به نظر شما برای سیستم سازی کسب و کار باید به چه موارد دیگری توجه کرد؟ چه موانعی در این مسیر قرار دارد؟ برای یک کسب و کار چه اجزای دیگری می‌توان می‌توان تعریف کرد؟ نظرات و تجارب خود را با ما در میان بگذارید.